Maximisez votre temps : les meilleures astuces de gestion du temps pour les voyageurs d'affaires

À l'ère de Zoom, Teams & Co, les voyages d'affaires se font certes plus rares, mais une rencontre personnelle sur place reste indispensable pour les sujets importants. La plupart du temps, l'agenda des voyages d'affaires est bien rempli et de nombreux rendez-vous doivent être pris en l'espace de quelques jours, souvent dans des lieux différents. Pour une productivité optimale lors des voyages d'affaires, une gestion du temps efficace est nécessaire. Grâce à ces conseils éprouvés, faites du temps votre allié, restez productif et tirez le meilleur parti de votre voyage d'affaires :

Une bonne préparation est essentielle

Avant chaque voyage d'affaires, établissez un emploi du temps détaillé avec tous les rendez-vous importants tels que les réunions, les conférences ou les présentations. Prévoyez toujours des imprévus tels qu'un embouteillage ou des retards dans le trafic aérien ou ferroviaire et prévoyez des marges de temps correspondantes. Prévoyez également du temps pour les pauses et la récupération. Un emploi du temps bien conçu vous aidera à éviter les goulots d'étranglement et à répartir efficacement votre temps entre tous les rendez-vous à venir.

Des applis utiles pour la gestion des déplacements professionnels

Il existe différentes applications et outils qui peuvent vous aider à organiser vos plans de voyage. Citons par exemple Lanes & Planes, SAP Concur, Egencia ou TravelPerk. Ces applications ont été spécialement conçues pour la gestion des voyages d'affaires et vous permettent de gérer facilement vos vols, vos réservations d'hôtel et de voiture de location ainsi que tous vos rendez-vous en un seul endroit. Ces applications peuvent être comparées aux outils de réservation de voyages classiques tels que Booking.com et Check24.de. Avec les applications mentionnées, vous avez toujours toutes les informations importantes à portée de main et pouvez utiliser votre temps de manière efficace. Elles permettent également de régler rapidement et facilement les notes de frais une fois le voyage terminé.

Classer les tâches par ordre de priorité

Ce conseil ne s'applique pas seulement à la maximisation du temps lors des voyages d'affaires, en raison du temps particulièrement limité, il est encore plus important de définir les tâches les plus importantes lors des déplacements. En effet, si vous ne parvenez pas à accomplir toutes les tâches dans le temps imparti, il faudra dans le pire des cas modifier les réservations de vol ou prévoir une nuit supplémentaire. Cela entraîne des coûts supplémentaires et des efforts d'organisation. Identifiez donc à l'avance les tâches les plus importantes de votre voyage d'affaires et fixez des priorités. La priorité doit être donnée aux tâches qui ont le plus d'impact sur vos objectifs. Vous pouvez également déléguer les tâches moins importantes à des collègues. Vous pourrez ainsi utiliser votre temps de manière optimale et vous concentrer sur l'essentiel.

Vous trouverez le sac adapté à votre voyage d'affaires dans notre boutique Oberwerth. Qu'il s'agisse du classique sacoche pour ordinateur portable, du stylé sac à dos business ou du pratique weekender / inserts de valise. Fabriqué à la main en cuir de qualité supérieure et avec une garantie à vie. Faites un tour dans notreboutique    et trouvez le sac qui vous convient le mieux !

Une communication efficace avec tous les partenaires commerciaux

Une communication claire et précise est essentielle pour éviter les malentendus et gagner du temps. Utilisez les e-mails, les conférences téléphoniques ou les vidéoconférences dès la préparation du voyage pour communiquer efficacement avec vos collègues, vos clients et vos autres partenaires commerciaux. Assurez-vous que toutes les informations pertinentes sont transmises de manière claire et compréhensible afin d'éviter les demandes de précisions et les retards inutiles.

Utiliser les temps d'attente à bon escient

Les retards imprévus pendant un voyage d'affaires ne sont pas rares. Mais au lieu de vous en irriter, vous pouvez transformer les retards d'avion ou de train en quelque chose de positif. Utilisez ce temps efficacement en effectuant des tâches qui ne sont pas liées au lieu ou qui ne nécessitent pas d'équipement spécifique. Répondez à vos e-mails, lisez des documents importants ou répétez une fois de plus l'exposé que vous devez faire pendant votre déplacement professionnel. C'est une gestion efficace du temps.

Voyager efficacement avec des moyens de transport adaptés

Choisissez si possible les moyens de transport les plus rapides et les plus confortables pour votre voyage d'affaires afin de gagner du temps. Privilégiez les vols directs afin d'éviter les escales inutiles. Une fois arrivé à destination, utilisez les transports en commun ou louez une voiture, selon ce qui est le plus efficace. Planifiez votre itinéraire à l'avance afin de minimiser les embouteillages et les retards. Dans les grandes villes comme Paris ou Londres, les transports en commun sont presque toujours préférables.

Prévoir des pauses et rester performant

Parmi les précieux conseils de productivité pour les voyageurs d'affaires figure également la planification de phases de repos pendant un déplacement professionnel. Cela peut sembler du temps perdu, surtout pour les bourreaux de travail, mais de nombreuses études ont démontré que des pauses régulières, même courtes, augmentent la productivité personnelle.
Prévoyez donc des pauses même pendant un voyage d'affaires afin de maintenir votre productivité. Accordez-vous de courts moments de détente pour vous vider la tête et faire le plein d'énergie. Profitez de ces moments pour vous reposer, réfléchir ou tout simplement vous déconnecter.

Déléguer les tâches lorsque c'est possible

Une bonne gestion du temps pour les voyageurs d'affaires implique clairement de déléguer des tâches à des collègues. Il est préférable d'identifier les activités que vous pouvez déléguer avant même de commencer votre voyage d'affaires. Cela réduit votre propre charge de travail et donne aux collaborateurs qui vous accompagnent ou aux collègues qui restent à la maison l'occasion de faire leurs preuves et de prendre des responsabilités. Il s'agit donc d'une situation gagnant-gagnant pour toutes les personnes concernées, en particulier pour les nouveaux collaborateurs qui peuvent ainsi montrer ce dont ils sont capables. La condition préalable est bien sûr que vous fassiez confiance à vos collègues pour assumer de telles tâches. Mais ils ne seraient pas vos collègues s'ils ne travaillaient pas de manière responsable et fiable.

Être organisé permet de gagner du temps et de ménager ses nerfs.

Chacun d'entre nous a probablement déjà vécu cette situation stressante. Vous vous retrouvez devant le fonctionnaire à l'entrée du pays et vous ne trouvez plus votre passeport ou d'autres documents importants concernant votre itinéraire ou vos nuits d'hôtel. Une situation aussi désagréable fait grimper le rythme cardiaque, mais elle est complètement inutile. Gardez tous vos documents de voyage importants à portée de main, dans un endroit sûr et facile d'accès. Pour les femmes, il s'agit du sac à main, pour les hommes de l'attaché-case ou du bagage à main. Gardez tous vos documents bien organisés. Cela vous évitera de perdre du temps à chercher vos bagages au contrôle des passeports, au comptoir de location de voitures ou à l'enregistrement à l'hôtel et réduira le stress. Le mieux est de tout vérifier la veille du départ.

Tirer les leçons de l'expérience

Une fois le voyage d'affaires terminé, la plupart des gens se concentrent immédiatement sur les nouveaux défis qui les attendent à la maison, au bureau. Un petit coup d'œil en arrière peut toutefois s'avérer utile. Le mieux est de réfléchir à votre stratégie de gestion du temps après chaque voyage. Il est rare que tout se passe parfaitement et exactement comme prévu. Identifiez donc les domaines dans lesquels vous pouvez vous améliorer et optimisez votre approche. Ce sont des minutes bien investies qui vous permettront d'augmenter votre productivité lors de vos voyages d'affaires à chaque fois.

Conclusion

Les voyages d'affaires peuvent être une source de stress, en particulier lorsqu'ils se déroulent dans des fuseaux horaires et des climats différents ou dans des pays dont vous ne maîtrisez pas ou mal la langue. Vous ne pouvez pas changer ces facteurs, mais une gestion efficace du temps est entièrement entre vos mains. Les conseils mentionnés ci-dessus vous aideront à maximiser votre temps lors de vos voyages d'affaires. Cela commence par une bonne planification en amont, mais comprend également l'utilisation judicieuse des temps d'attente imprévus à l'aéroport et se termine par une brève réflexion sur votre propre gestion du temps après le voyage. En suivant ces conseils de productivité pour les voyageurs d'affaires, vous pourrez optimiser votre temps pendant un voyage d'affaires et atteindre les objectifs que vous vous êtes fixés.