Maximieren Sie Ihre Zeit: Die besten Zeitmanagement-Tipps für Geschäftsreisende

Im Zeitalter von Zoom, Teams & Co werden Geschäftsreisen zwar seltener, ein persönliches Treffen vor Ort bleibt aber bei wichtigen Themen unverzichtbar. Meist ist der Terminkalender für Businesstrips prall gefüllt und innerhalb weniger Tagen sind viele Termine zu bewältigen - oft sogar noch an unterschiedlichen Orten. Für eine optimale Produktivität bei Geschäftsreisen braucht es ein effektives Zeitmanagement. Mit diesen bewährten Tipps machen Sie die Zeit zu Ihrem Verbündeten, bleiben produktiv und holen das Optimum aus Ihrer Dienstreise heraus:

Gute Vorbereitung ist das A und O

Erstellen Sie vor jeder Geschäftsreise einen detaillierten Zeitplan mit allen wichtigen Terminen wie Meetings, Konferenzen oder Präsentationen. Rechnen Sie immer mit unvorhergesehenen Ereignissen wie einem Stau oder Verspätungen im Flug- oder Bahnverkehr und bauen entsprechende zeitliche Puffer ein. Planen Sie auch Zeit für Pausen und Erholung ein. Ein gut durchdachter Zeitplan hilft Ihnen, Engpässe zu vermeiden und Ihre Zeit effizient auf alle anstehenden Termine aufzuteilen.

Hilfreiche Apps für das Dienstreise-Management

Es gibt verschiedenen Apps und Tools, die Ihnen bei der Organisation Ihrer Reisepläne helfen können. Beispiele sind etwa Lanes & Planes, SAP Concur, Egencia oder TravelPerk. Diese Anwendungen wurden speziell für das Geschäftsreisemanagement entwickelt und Sie können damit etwa Ihre Flüge, Hotel- und Mietwagenbuchungen sowie alle Termine bequem an einem Ort verwalten. Die Anwendungen lassen sich mit klassischen Reisebuchungstools wie Booking.com und Check24.de vergleichen. Mit den genannten Apps haben Sie alle wichtigen Informationen immer griffbereit und können Ihre Zeit effektiv nutzen. Auch Reisekostenabrechnungen sind damit nach Ende der Reise schnell und einfach zu erledigen.

Aufgaben priorisieren

Dieser Tipp gilt nicht nur für die Maximierung der Zeit auf Geschäftsreisen, aufgrund des besonders knappen Zeitkontingents ist das Festlegen der wichtigsten Aufgaben auf Reisen noch wichtiger. Denn schaffen Sie es nicht, in der vorgegebenen Zeit alle Aufgaben zu erledigen, müssen im schlimmsten Fall Flüge umgebucht oder eine weitere Übernachtung eingeplant werden. Das verursacht zusätzliche Kosten und organisatorischen Aufwand. Identifizieren Sie deshalb vorab die wichtigsten Aufgaben Ihrer Geschäftsreise und setzen Sie Prioritäten. Vorranggig sollten die Aufgaben sein, die den größten Einfluss auf Ihre Ziele haben. Sie können auch weniger wichtige Aufgaben an Kollegen zu delegieren. So können Sie Ihre Zeit optimal nutzen und sich auf das Wesentliche konzentrieren.

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Effektive Kommunikation mit allen Geschäftspartnern

Klare und präzise Kommunikation ist entscheidend, um Missverständnisse zu vermeiden und Zeit zu sparen. Nutzen Sie E-Mails, Telefonkonferenzen oder Videokonferenzen schon in der Vorbereitung der Reise, um effizient mit Kollegen, Kunden und anderen Geschäftspartnern zu kommunizieren. Stellen Sie sicher, dass alle relevanten Informationen klar und verständlich übermittelt werden, um Rückfragen und unnötige Verzögerungen zu vermeiden.

Wartezeiten sinnvoll nutzen

Ungeplante Verzögerungen während einer Geschäftsreise sind nicht selten. Doch statt sich darüber zu ärgern, können Sie Flug- oder Bahnverspätungen in etwas Positives verwandeln. Nutzen Sie diese Zeit effektiv, indem Sie Aufgaben erledigen, die nicht ortsgebunden sind oder keine spezifische Ausrüstung erfordern. Beantworten Sie E-Mails, lesen Sie wichtige Unterlagen oder wiederholen noch einmal den Vortrag, den Sie während der Dienstreise halten müssen. Das ist effektives Zeitmanagement.

Effizientes Reisen mit den passenden Verkehrsmitteln

Wählen Sie möglichst die schnellsten und bequemsten Transportmittel für den Business-Trip, um Zeit zu sparen. Bevorzugen Sie Direktflüge, um unnötige Zwischenstopps zu vermeiden. Nutzen Sie am Reiseziel den öffentlichen Nahverkehr oder mieten Sie ein Auto, je nachdem, was am effizientesten ist. Planen Sie Ihre die Reiseroute im Voraus, um Staus oder Verzögerungen zu minimieren. In großen Städten wie Paris oder London ist der öffentliche Nahverkehr fast immer vorzuziehen.

Pausen einplanen und leistungsfähig bleiben

Zu den wertvollen Produktivitätstipps für Geschäftsreisende gehört auch das Einplanen von Erholungsphasen während einer Dienstreise. Vor allem für die Workaholics unter Ihnen mag das wie verlorene Zeit klingen, doch es ist in vielen Studien nachgewiesen, dass regelmäßige Pausen, auch wenn sie nur kurz sind, die persönliche Produktivität steigern.
Planen Sie deshalb auch während einer Geschäftsreise Pausen ein, um Ihre Produktivität aufrechtzuerhalten. Gönnen Sie sich kurze Momente der Entspannung, um den Kopf wieder freizubekommen und neue Energie zu tanken. Nutzen Sie diese Zeit, um sich zu erholen, zu reflektieren oder einfach nur abzuschalten.

Aufgaben delegieren wo möglich

Zu einem guten Zeitmanagement für Geschäftsreisende gehört, ganz klar, auch das Abgeben von Aufgaben an Kollegen. Identifizieren Sie am besten schon vor Beginn der Geschäftsreise Tätigkeiten, die Sie delegieren können. Das reduziert Ihre eigene Arbeitsbelastung und gibt mitreisenden Mitarbeitern oder auch Kollegen, die zu Hause die Stellung halten, die Chance, sich zu bewähren und Verantwortung zu übernehmen. Im Grunde also eine Win-Win-Situation für alle Beteiligten, insbesondere neue Mitarbeiter können so zeigen, was sie können. Voraussetzung ist natürlich, dass Sie Ihren Kollegen die Übernahme solcher Aufgaben auch zutrauen. Aber sie wären ja nicht Ihre Kollegen, wenn sie nicht verantwortungsvoll und zuverlässig arbeiten würden.

Organisiert sein spart Zeit und schont die Nerven

Wohl jeder von uns hat diese stressige Situation schon einmal erlebt. Sie stehen vor dem Beamten bei der Einreise und finden Ihren Pass oder andere wichtige Dokumente über Ihre Reiseroute oder die Hotelübernachtungen nicht mehr. Eine solch unangenehme Lage lässt den Puls in die Höhe schnellen, ist aber komplett unnötig. Verwahren Sie alle wichtigen Reiseunterlagen immer griffbereit an einem sicheren und leicht zugänglichen Ort. Bei Frauen bietet sich die Handtasche, bei Herren der Aktenkoffer oder ein das Handgepäck an. Halten Sie alle Unterlagen gut organisiert. Das vermeidet zeitraubendes Suchen bei der Passkontrolle, am Mietwagenschalter oder beim Hotel-Check-in und reduziert den Stressfaktor. Am besten checken Sie alles noch einmal am Abend vor der Abreise.

Lernen Sie aus Erfahrungen

Wenn die Geschäftsreise vorbei ist, konzentrieren die meisten sich gleich wieder auf die neuen Herausforderungen, die zu Hause im Büro warten. Ein kurzer Blick zurück kann sich jedoch lohnen. Reflektieren Sie am besten nach jeder Reise über Ihre Zeitmanagement-Strategie. Selten läuft alles perfekt und genau nach Plan. Identifizieren Sie deshalb Bereiche, in denen Sie sich verbessern können und optimieren dort ihre Herangehensweise. Es sind gut investierte Minuten, die ihre Produktivität auf Geschäftsreisen von Mal zu Mal weiter steigern werden.

Fazit

Geschäftsreisen können eine stressige Angelegenheit sein, insbesondere dann, wenn sie in andere Zeit- und Klimazonen führen oder in Länder, deren Sprache Sie nicht oder nur schlecht beherrschen. Diese Faktoren können Sie nicht ändern, ein effektives Zeitmanagement liegt jedoch ganz in Ihrer Hand. Die genannten Tipps helfen Ihnen bei der Maximierung der Zeit auf Geschäftsreisen. Es beginnt bei einer guten Planung im Vorfeld, umfasst aber auch das sinnvolle Nutzen unvorhergesehener Wartezeiten am Flughafen und endet mit einer kurzen Reflexion über das eigene Zeitmanagement nach der Reise. Wenn Sie diese Produktivitätstipps für Geschäftsreisende befolgen, können Sie Ihre Zeit während einer Dienstreise optimal nutzen und Ihre geplanten Ziele erreichen.