Sieben wichtige Tipps für die erste Geschäftsreise
Sie steigen die Karriereleiter empor oder haben erfolgreich ein eigenes Unternehmen gegründet, und bald steht Ihre erste Geschäftsreise an. Neben den Anstrengungen, die eine normale Reise mit sich bringt, warten viele organisatorische Herausforderungen auf Sie.
Mit diesem Leitfaden für neue Geschäftsreisende stellen Sie sicher, dass Sie nichts Wichtiges vergessen.
Eine Geschäftsreise ist kein Erholungsurlaub
Wenn Sie sich auf eine Geschäftsreise begeben, haben Sie klare Ziele im Blick: Sie möchten für das Unternehmen Kunden akquirieren, Partnerschaften und Kooperationen ausbauen, Marktforschung betreiben, die Verkaufszahlen steigern oder sich auf einer Konferenz weiterbilden. Ein Leitfaden für neue Geschäftsreisende kommt nicht ohne den Hinweis aus, dass beruflich bedingtes Reisen alles andere als bezahlter Urlaub ist.
Priorisieren Sie deshalb Ihre Ziele und stellen Sie sicher, dass Sie diese innerhalb der veranschlagten Reisezeit erfüllen. Diese Klarheit steigert Ihre Motivation und erlaubt es Ihnen, Ihren Tag optimal zu strukturieren. So haben Sie die Möglichkeit, neben Ihren beruflichen Verpflichtungen in den Genuss der üblichen Vorzüge des Reisens zu kommen.
Planen Sie Ihre Geschäftsreise sorgfältig
Wenn Ihr Arbeitgeber Sie auf Geschäftsreise schickt, übernimmt er die aufwendige Planung. Anders sieht es aus, wenn Sie selbstständig oder Mitarbeiter mit Führungsverantwortung sind. Auch bei Geschäftsreisen kommt es darauf an, die Reisekosten so gering wie möglich zu halten. Das Geld, das Sie dank einer sorgfältigen Planung einsparen, investieren Sie in andere Geschäftsbereiche. Sichern Sie sich Preisvorteile, indem Sie Ihre Reise im Voraus planen. Frühzeitige Planung bedeutet für Sie, dass Sie oft günstige Flugtickets und Hotelzimmer finden.
Außerdem haben Sie mehr Flexibilität bei der Wahl der Reisezeiten und Hotelstandorte. Bei manchen Reisen ins Ausland müssen Sie im Vorfeld die Voraussetzungen der Einreise klären. Der bürokratische Aufwand ist nicht zu unterschätzen und erfordert, dass Sie den Behörden im Zielland verschiedene Dokumente zur Verfügung stellen. Je früher und detaillierter Sie Ihre Geschäftsreise planen, desto flexibler und entspannter bleiben Sie, wenn unerwartete Schwierigkeiten auftreten.
Das Wichtigste auf einen Blick – erstellen Sie eine Packliste für Ihre Geschäftsreise
Sie sitzen im Flugzeug. Plötzlich fällt Ihnen ein, dass Sie etwas vergessen haben: Ihre Zahnbürste, Ihr Lieblingshemd oder einen Teil Ihrer Sportausrüstung. Was bei einer Urlaubsreise allenfalls ein Ärgernis ist, kann den Erfolg einer Geschäftsreise gefährden. Überlassen Sie vor einer geschäftlichen Reise deshalb nichts dem Zufall und fertigen Sie eine detaillierte Packliste an. Welche Kleidung werden Sie tragen, welche Kosmetika und Hygieneartikel führen Sie mit? Für Sie sind vorrangig die Unterlagen wichtig, die Sie für Ihre Meetings benötigen. Internetfähige Geräte wie Laptops und Smartphones ermöglichen Ihnen den Zugriff auf Ihre Geschäftsdaten von überall aus. Speichermedien wie USB-Sticks und SD-Karten sorgen dafür, dass Sie große Datenmengen sicher transportieren können.
Die passende Tasche für Ihre Geschäftsreise finden Sie bei uns im Oberwerth Shop. Egal ob klassische Laptoptasche, stylischer Business Rucksack oder praktischer Weekender / Koffer-Inserts. Handgefertigt aus edelstem Leder und hochwertigesten Beschlägen mit lebenslanger Garantie. Schauen Sie sich in unserem Shop um und finden Sie die Tasche, die am besten zu Ihnen passt!
Stellen Sie sicher, dass Sie nicht nur Ihre geschäftlichen Unterlagen mit sich führen, sondern bei der Abreise auch Flug- oder Bahntickets, sämtliche Buchungsbestätigungen und Ihren Reisepass sowie gegebenenfalls ein Visum dabeihaben. Die meisten Dokumente können Sie in rechtsgültiger Form elektronisch vorlegen. Überprüfen Sie deshalb vor der Abreise, ob Sie die richtigen Geräte mitsamt den zugehörigen Passwörtern mit sich führen.
Informieren Sie sich über die kulturellen Gepflogenheiten im Zielland
Zu den Ratschlägen für neue Geschäftsreisende zählt der Hinweis darauf, die kulturellen Gepflogenheiten im Gastland zu berücksichtigen. Unterschiedliche soziale Normen und Verhaltensweisen können unbeabsichtigt zu Missverständnissen und Verstimmungen führen.
Auf einer normalen Urlaubsreise drohen keine nachhaltigen negativen Konsequenzen, auf einer Geschäftsreise kann ein Fauxpas über Erfolg und Misserfolg entscheiden. Informieren Sie sich deshalb über den geschichtlichen Hintergrund des Ziellandes. Dadurch zeigen Sie Ihren Gastgebern Respekt, schaffen eine Grundlage für lockere Gespräche und wissen, welche Verhaltensweisen und Äußerungen Sie vermeiden sollten. Indem Sie sich über die Kultur des Ziellandes informieren, haben Sie zudem die Chance, weitere potenzielle Geschäftspartner und Absatzmärkte zu identifizieren. Haben Sie Einblicke in die Markttrends und die Wirtschaftslage des Landes gewonnen, kann dies bei den anstehenden Verhandlungen von großem Nutzen sein.
Achten Sie auf Ihre Sicherheit bei Geschäftsreisen
Nicht jede Geschäftsreise führt Sie in sichere Zielländer mit einer niedrigen Kriminalitätsrate. Organisierte Banden haben sich darauf spezialisiert, wohlhabende Geschäftsreisende an Flughäfen oder Bahnhöfen auszuspähen und anschließend zu bestehlen. Behalten Sie deshalb Ihr Gepäck und Ihre Wertsachen im Auge und achten Sie darauf, dass niemand unbefugten Zugang zu Ihren Taschen und Koffern hat. Tragen Sie die wichtigsten Dokumente wie Ihren Pass, Ihr Visum, Ihre Tickets, die Kreditkarten sowie Ihre Geschäftsunterlagen immer bei sich. Bevor Sie das Hotel verlassen, sorgen Sie für eine sichere Aufbewahrungsmöglichkeit.
Informieren Sie vertraute Personen über Ihre Reisepläne. Dies umfasst die Flugdaten, Ihre Hoteladresse sowie die wichtigsten Kontaktdaten. Für eine sichere Geschäftsreise ist es zudem zu empfehlen, sich über endemische Erkrankungen im Zielland zu informieren und sich gegebenenfalls im Vorfeld impfen zu lassen.
Bleiben Sie flexibel
Es ist selten, dass eine Reise reibungslos verläuft. Vor Ihrer ersten Geschäftsreise sind Sie im Gegensatz zu einer Urlaubsreise besonders angespannt und hoffen, dass keine Probleme auftreten. Abweichungen sorgen hauptsächlich bei eng getakteten Zeitplänen für Stress. Erstellen Sie deshalb im Rahmen Ihrer Planung mindestens einen Alternativplan. Gelegentlich kommt es zu Streiks im Flug- oder Bahnverkehr, sodass mangelnde Reisealternativen Ihrer geschäftlichen Reise ein Ende setzen können, noch bevor sie begonnen hat. Bleiben Sie außerdem hinsichtlich des geplanten Programms während der Geschäftsreise flexibel: Rechnen Sie mit spontanen Meetings, Verhandlungen oder anderen unerwarteten Herausforderungen, die zugleich Chancen darstellen.
Nutzen Sie Apps für Geschäftsreisende
Mithilfe von Apps, die die Hersteller speziell für Geschäftsreisende entwickelt haben, optimieren Sie die Planung und den Ablauf Ihrer ersten beruflich bedingten Reise. Buchen Sie Flüge und Hotelunterkünfte bequem mit einer Software und erhalten Sie bei Problemen automatische Benachrichtigungen, um schnell und effizient zu reagieren. Die Apps ermöglichen es zudem, wichtige Reisedokumente und Geschäftsunterlagen elektronisch zu speichern und zu verwalten.
Fazit: Grundlegendes für Geschäftsreisen
Die erste Geschäftsreise ist eine Herausforderung und kann Stress verursachen. Mit den genannten Reisetipps für Geschäftsleute fokussieren Sie auf die wesentlichen Aspekte Ihrer Reise.
Eine Oberwerth Tasche begleitet Sie sicher und zuverlässig auf Ihrer nächsten Geschäftsreise - egal ob Laptoptasche oder Weekender!
