Siete consejos importantes para su primer viaje de negocios

Está ascendiendo en su carrera profesional o ha fundado con éxito su propia empresa, y se acerca su primer viaje de negocios. Además de los esfuerzos que conlleva un viaje normal, le esperan muchos retos organizativos.

Esta guía para nuevos viajeros de negocios le garantizará que no olvida nada importante.

Un viaje de negocios no son unas vacaciones relajantes

Cuando emprende un viaje de negocios, tiene unos objetivos claros en mente: Quiere captar clientes para la empresa, ampliar asociaciones y cooperaciones, realizar estudios de mercado, aumentar las cifras de ventas o ampliar su formación en una conferencia. Una guía para nuevos viajeros de negocios no puede dejar de señalar que los viajes relacionados con la empresa son cualquier cosa menos unas vacaciones pagadas.

Por lo tanto, priorice sus objetivos y asegúrese de alcanzarlos en el tiempo estimado de viaje. Esta claridad aumentará su motivación y le permitirá estructurar su día de la mejor manera posible. Así tendrá la oportunidad de disfrutar de las ventajas habituales de viajar junto con sus compromisos laborales.

Planifique cuidadosamente su viaje de negocios

Si su empresa le envía de viaje de negocios, se encargará de planificarlo. La situación es distinta si es autónomo o empleado con responsabilidad de gestión. Incluso cuando se viaja por negocios, es importante mantener los gastos de viaje lo más bajos posible. El dinero que se ahorra gracias a una planificación cuidadosa puede invertirse en otras áreas empresariales. Asegúrese ventajas de precio planificando su viaje con antelación. Planificar con antelación significa que a menudo se pueden encontrar billetes de avión y habitaciones de hotel baratos.

También tendrá más flexibilidad a la hora de elegir la hora del viaje y la ubicación del hotel. Para algunos viajes al extranjero, hay que aclarar de antemano los requisitos de entrada. No hay que subestimar el esfuerzo burocrático que ello supone y que requiere facilitar a las autoridades del país de destino diversos documentos. Cuanto antes y con más detalle planifique su viaje de negocios, más flexible y relajado estará si surgen dificultades inesperadas.

Lo más importante de un vistazo: elabore una lista de equipaje para su viaje de negocios

Estás sentado en el avión. De repente te das cuenta de que has olvidado algo: Tu cepillo de dientes, tu camiseta favorita o parte de tu equipación deportiva. Lo que en el mejor de los casos es una molestia en un viaje de vacaciones, puede poner en peligro el éxito de un viaje de negocios. Por lo tanto, antes de viajar por negocios, no deje nada al azar y elabore una lista de equipaje detallada. ¿Qué ropa se va a poner, qué cosméticos y artículos de aseo se va a llevar? Los documentos que necesita para sus reuniones son primordiales para usted. Los dispositivos con conexión a Internet, como ordenadores portátiles y teléfonos inteligentes, le permiten acceder a los datos de su empresa desde cualquier lugar. Los soportes de almacenamiento, como las memorias USB y las tarjetas SD, te permiten transportar grandes cantidades de datos de forma segura.

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Asegúrese de llevar consigo no sólo sus documentos de trabajo, sino también sus billetes de avión o tren, todas las confirmaciones de reserva y su pasaporte, así como un visado si fuera necesario. La mayoría de los documentos pueden presentarse electrónicamente con validez legal. Por tanto, antes de viajar, compruebe que lleva consigo los dispositivos y contraseñas correctos.

Infórmese sobre las costumbres culturales del país de destino

Un consejo para los nuevos viajeros de negocios es tener en cuenta las costumbres culturales del país de acogida. Las diferentes normas sociales y comportamientos pueden dar lugar involuntariamente a malentendidos y disgustos.

En un viaje de vacaciones normal no hay riesgo de consecuencias negativas duraderas, pero en un viaje de negocios un paso en falso puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso. Por lo tanto, infórmese sobre los antecedentes históricos del país de destino. Así mostrará respeto a sus anfitriones, creará una base para conversaciones distendidas y sabrá qué comportamientos y comentarios debe evitar. Al informarse sobre la cultura del país de destino, también tendrá la oportunidad de identificar otros posibles socios comerciales y mercados de venta. Conocer las tendencias del mercado y la situación económica del país puede ser muy beneficioso en las próximas negociaciones.

Preste atención a su seguridad cuando viaje por negocios

No todos los viajes de negocios le llevarán a un destino seguro con un bajo índice de delincuencia. Las bandas organizadas se especializan en espiar a los viajeros de negocios adinerados en aeropuertos o estaciones de tren para luego robarles. Por eso, vigile su equipaje y objetos de valor y asegúrese de que nadie tiene acceso no autorizado a sus bolsas y maletas. Lleve siempre consigo los documentos más importantes, como el pasaporte, el visado, los billetes, las tarjetas de crédito y los documentos de trabajo. Antes de salir del hotel, asegúrese de tener un lugar seguro donde guardarlos.

Informe a las personas de su confianza sobre sus planes de viaje. Esto incluye los detalles del vuelo, la dirección del hotel y los datos de contacto más importantes. Para un viaje de negocios seguro, también es aconsejable informarse sobre las enfermedades endémicas del país de destino y, si es necesario, vacunarse con antelación.

Sea flexible

Es raro que un viaje se desarrolle sin contratiempos. Al contrario que en un viaje de vacaciones, antes del primer viaje de negocios se está especialmente tenso y se espera que no surjan problemas. Las desviaciones causan sobre todo estrés con agendas apretadas. Por lo tanto, debe crear al menos un plan alternativo como parte de su planificación. De vez en cuando hay huelgas aéreas o ferroviarias, por lo que la falta de alternativas de viaje puede poner fin a su viaje de negocios antes incluso de que haya empezado. También debe mantenerse flexible con respecto al programa previsto durante el viaje de negocios: espere reuniones espontáneas, negociaciones u otros retos inesperados que también representan oportunidades.

Utilice aplicaciones para viajeros de negocios

Con la ayuda de aplicaciones que los fabricantes han desarrollado específicamente para viajeros de negocios, puede optimizar la planificación y el desarrollo de su primer viaje de negocios. Reserve vuelos y alojamiento en hoteles cómodamente con un software y reciba notificaciones automáticas en caso de problemas para poder reaccionar con rapidez y eficacia. Las aplicaciones también permiten almacenar y gestionar electrónicamente importantes documentos de viaje y expedientes profesionales.

Conclusión: lo básico para los viajes de negocios

El primer viaje de negocios es un reto y puede causar estrés. Con los anteriores consejos para viajeros de negocios, podrá centrarse en los aspectos esenciales de su viaje.

Una bolsa Oberwerth le acompañará de forma segura y fiable en su próximo viaje de negocios, ya sea una bolsa para portátil o un weekender.