時間を最大限に活用する：出張者に最適な時間管理術

ZoomやTeams & Coの時代、出張の頻度は減ってきているが、重要なトピックでは対面でのミーティングが欠かせない。通常、出張の日程はぎっしり詰まっており、多くのアポイントメントを数日以内に、しかもしばしば異なる場所で調整しなければならない。出張の生産性を最大限に高めるには、効果的な時間管理が不可欠です。試行錯誤を重ねたこれらのヒントがあれば、時間を味方につけて生産性を維持し、出張を最大限に活用することができます：

綿密な準備がすべて

出張前には必ず、ミーティングや会議、プレゼンテーションなどの重要な予定をすべて記した詳細なスケジュールを作成する。交通渋滞や飛行機・鉄道の遅延など、不測の事態を常に想定し、適切な時間的余裕を持たせる。また、休憩やリラックスの時間も計画する。スケジュールをきちんと組むことで、ボトルネックを回避し、今後の予定に効率的に時間を配分することができます。

出張管理に役立つアプリ

出張計画を整理するのに役立つさまざまなアプリやツールがあります。例えば、Lanes & Planes、SAP Concur、Egencia、TravelPerkなどがあります。これらのアプリケーションは出張管理のために特別に開発されたもので、フライト、ホテル、レンタカーの予約、すべてのアポイントメントを一箇所で便利に管理することができます。これらのアプリケーションは、Booking.comやCheck24.deのような古典的な旅行予約ツールと比較することができます。これらのアプリを使えば、常に重要な情報を手にすることができ、時間を有効に使うことができます。旅費報告書も旅行終了時に素早く簡単に作成できます。

タスクに優先順位をつける

このコツは出張中の時間を最大限に活用することだけに当てはまるわけではない。特に時間が限られているため、出張中は最も重要なタスクに優先順位をつけることがより重要になる。結局のところ、決められた時間内にすべてのタスクを完了できなければ、最悪の場合、フライトを予約し直したり、別の宿泊を計画しなければならなくなるかもしれない。これは、追加コストと組織的労力の原因となる。そのため、出張で最も重要なタスクを事前に特定し、優先順位をつけましょう。目標に最も大きな影響を与える仕事に優先順位をつけましょう。また、重要度の低い仕事を同僚に任せることもできる。そうすることで、時間を有効に使い、必要なことに集中することができます。

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すべてのビジネスパートナーとの効果的なコミュニケーション

誤解を避け、時間を節約するためには、明確で正確なコミュニケーションが重要です。同僚や顧客、その他のビジネスパートナーと効率的にコミュニケーションをとるために、出張の準備段階からEメールや電話会議、ビデオ会議を利用しましょう。問い合わせや不必要な遅れを避けるため、関連情報はすべて明確かつ分かりやすく伝えるようにしましょう。

待ち時間を賢く利用する

出張中の予定外の遅れは珍しいことではありません。しかし、イライラするのではなく、飛行機や列車の遅れをプラスに変えることができます。場所を選ばず、特定の機器を必要としない仕事をこなすことで、この時間を有効に使いましょう。Eメールに返信したり、重要書類を読んだり、出張中に行わなければならない講義を繰り返したり。これが効果的な時間管理です。

適切な交通手段による効率的な移動

可能であれば、時間を節約するため、出張には最も速く快適な交通手段を選びましょう。不要な途中降機を避けるため、直行便を利用しましょう。目的地では現地の公共交通機関を利用するか、レンタカーを借りるか、どちらか効率の良い方を選ぶ。交通渋滞や遅延を最小限に抑えるため、旅程は事前に計画しましょう。パリやロンドンなどの大都市では、ほとんどの場合、公共交通機関の利用が望ましい。

休憩時間を計画し、生産性を維持する

出張者の生産性を高める貴重なヒントの1つは、出張中に休憩時間を計画することです。これは、特に仕事中毒の人にとっては無駄な時間に聞こえるかもしれないが、多くの研究で、たとえ短時間であっても定期的に休憩を取ることで個人の生産性が向上することがわかっている。
したがって、出張中も生産性を維持するために休憩を計画すべきである。頭をすっきりさせ、バッテリーを充電するために、束の間のリラックスタイムを設けましょう。この時間を使って、回復したり、内省したり、単にスイッチを切ったりする。

可能な限り仕事を任せる

出張者の上手な時間管理には、同僚に仕事を譲ることも含まれます。出張を開始する前に、任せることができる仕事を特定しておくとよいでしょう。そうすることで、自分の仕事量を減らすことができ、出張中の社員や自宅で砦を守っている同僚に、自分自身を証明し、責任を担うチャンスを与えることができる。特に新入社員は自分の能力を発揮できる。もちろん、そのような仕事を引き受ける同僚を信頼していることが大前提だ。しかし、責任を持って確実に仕事をしなければ、同僚とは言えない。

整理整頓は時間を節約し、神経にやさしい

私たちの誰もが、このようなストレスフルな状況を経験したことがあるだろう。入国審査官の前に立ちはだかり、パスポートや旅行ルートやホテル宿泊に関する重要書類が見つからない。このような不愉快な状況は脈拍を高鳴らせますが、まったく必要のないことです。旅行の重要書類は、常に安全でアクセスしやすい場所に保管しておきましょう。女性ならハンドバッグ、男性ならブリーフケースや手荷物が理想的です。すべての書類をきちんと整理しておきましょう。そうすることで、パスポートコントロール、レンタカーカウンター、ホテルのチェックインなどで時間のかかる検査を避けることができ、ストレスも軽減されます。出発前日の夕方にもう一度すべてをチェックするのがベスト。

経験から学ぶ

出張が終わると、ほとんどの人はすぐに自宅のオフィスで待っている新たな課題に集中する。しかし、ざっと振り返ってみることは価値がある。出張が終わるたびに、自分の時間管理戦略を振り返るのがベストだ。すべてが完璧に、計画通りに進むことはめったにない。改善できる点を洗い出し、アプローチを最適化する。このような時間を有効に使うことで、出張の生産性を高めることができる。

まとめ

出張はストレスの多いものです。特に、時間帯や気候の異なる国や、言葉が通じない国への出張はなおさらです。これらの要因を変えることはできませんが、効果的な時間管理はすべて自分次第です。これらのヒントは、出張の時間を最大限に活用するのに役立ちます。事前の綿密な計画から始まり、空港での予期せぬ待ち時間を有効に活用すること、そして出張後の自分の時間管理について簡単に振り返ることで終わります。出張者のための生産性向上のヒントに従うことで、出張中の時間を最大限に活用し、計画した目標を達成することができます。