
初めての出張で大切な7つの心得
出世の階段を上っている、あるいは会社を設立して成功を収めたあなたは、まもなく初めての出張を迎える。通常の出張のわずらわしさに加え、整理整頓の難しさも待ち受けています。
この出張ガイドを読めば、重要な忘れ物を防ぐことができる。
出張はリラックスした休暇ではない
出張に出かけるときには、明確な目標があります:会社のために顧客を獲得したい、パートナーシップや協力関係を拡大したい、市場調査を行いたい、売上高を伸ばしたい、会議で教養を深めたいなど。新規出張者向けのガイドブックでは、仕事関連の出張は有給休暇ではないことを指摘しないわけにはいかない。
そのため、目標に優先順位をつけ、出張予定時間内に達成できるようにすること。このように明確にすることで、モチベーションが高まり、1日を最適に構成できるようになる。そうすることで、仕事と並行して出張の通常のメリットを享受することができる。
出張の計画は慎重に
雇用主があなたを出張に派遣する場合、綿密な計画は雇用主が行います。自営業や管理職の場合は事情が異なります。出張であっても、旅費をできる限り抑えることが重要である。綿密な計画によって節約した費用は、他のビジネス分野に投資することができます。事前に旅行を計画することで、価格面でのメリットを確保しましょう。早めに計画を立てれば、格安の航空券やホテルが見つかることもあります。
また、旅行時間やホテルの場所をより柔軟に選択することができます。海外旅行によっては、事前に入国条件を明確にしておく必要がある。渡航先の当局に様々な書類を提出する必要があり、官僚的な労力は侮れない。出張の計画は、より早く、より詳細に立てておけば、予期せぬ困難が生じた場合でも、より柔軟に、よりリラックスして臨むことができる。
一目でわかる最も重要なもの - 出張用パッキングリストの作成
あなたは飛行機に乗っている。突然、忘れ物をしたことを思い出す:歯ブラシ、お気に入りのシャツ、スポーツ用品など。休暇旅行ではせいぜい迷惑なことでも、出張では成功を危うくする可能性がある。そのため、出張の前には運を天に任せず、詳細なパッキングリストを作成すること。どんな服を着るのか、どんな化粧品や洗面用具を持っていくのか。会議に必要な書類は、あなたにとって最も重要なものです。ノートパソコンやスマートフォンなどのインターネット対応デバイスがあれば、どこからでもビジネスデータにアクセスできます。USBメモリやSDカードなどのストレージメディアを使えば、大容量のデータを安全に持ち運ぶことができます。
Oberwerth Shopでは、出張に最適なバッグをご用意しています。クラシックなラップトップバッグ、スタイリッシュなビジネスバックパック、実用的なウィークエンダー/スーツケースインサートなど。最高級のレザーと最高級の金具でハンドメイドされ、生涯保証付きです。当店をご覧いただき、あなたにぴったりのバッグを見つけてください!
ご出発の際には、ビジネス書類だけでなく、航空券や列車のチケット、予約確認書、パスポート、必要であればビザもお持ちください。ほとんどの書類は、法的に有効な形で電子的に提示することができます。そのため、出発前に、適切な機器と関連するパスワードが手元にあることを確認してください。
渡航先の文化的習慣について調べておきましょう。
新規出張者へのアドバイスのひとつに、渡航先の文化的慣習を考慮することが挙げられます。社会通念や行動が異なると、知らず知らずのうちに誤解や動揺を招くことがあります。
通常の休暇旅行であれば、永続的な悪影響の恐れはないが、出張の場合は一歩間違えれば成功と失敗を分けることになる。そのため、出張先の国の歴史的背景について、自分でもよく調べておくこと。そうすることで、ホストに敬意を表し、リラックスした会話の土台を作り、避けるべき行動や表現を知ることができる。また、相手国の文化を知ることで、潜在的なビジネス・パートナーや販売市場を見つけるチャンスにもなります。その国の市場動向や経済状況を把握すれば、今後の交渉に大いに役立ちます。
出張時の安全確保
すべての出張先が犯罪率の低い安全な国とは限りません。組織化されたギャングは、空港や駅で裕福な出張者をスパイし、彼らから盗むことを専門としています。そのため、手荷物や貴重品から目を離さず、バッグやスーツケースに不正アクセスされないように注意してください。パスポート、ビザ、チケット、クレジットカード、ビジネス文書など、最も重要な書類は常に携帯してください。ホテルを出発する前に、それらを保管する安全な場所があることを確認してください。
信頼できる人に旅行の計画を伝えてください。これには、フライトの詳細、ホテルの住所、主な連絡先が含まれます。安全な出張のために、渡航先の風土病について調べ、必要であれば事前に予防接種を受けておくこともお勧めします。
柔軟性を保つ
出張がスムーズに進むことは稀である。初めての出張の前は、休日の旅行と違って特に緊張し、問題が起こらないことを願うものだ。スケジュールがタイトな場合、逸脱は主にストレスの原因となる。そのため、プランニングの一環として、少なくとも1つは代替案を立てておくこと。飛行機や鉄道のストライキが起こることもあるので、代替案がないと出張が始まる前に終わってしまうこともある。また、出張中の旅程については、突発的なミーティングや交渉など、予期せぬチャレンジがチャンスになることも想定し、柔軟性を保ちましょう。
出張者向けアプリを利用する
メーカーが出張者向けに特別にデザインしたアプリは、初めての出張の計画と管理に役立ちます。航空券やホテルの予約をソフトウェアで便利に行い、問題が発生した場合は自動通知を受け取ることで、迅速かつ効率的に対応することができます。また、重要な出張書類や業務記録を電子的に保存・管理することもできます。
まとめ:出張の必需品
初めての出張は大変で、ストレスがたまるものです。上記のビジネスマンのための出張のヒントを参考に、出張の本質的な部分に集中しましょう。
ラップトップバッグであれウィークエンダーであれ、オーバーワースのバッグはあなたの次の出張に安全かつ確実に同行します!